“Range ta chambre” une phrase qui a bercé notre enfance et que l’on répète maintenant sans relâche à notre progéniture. Une maison rangée est un esprit clair parait-il, je l’applique donc au bureau !
Voici ma liste pour être plus efficace au travail :
1 – Rangez votre bureau
Post-it, cahiers, feuilles volantes qui s’accumulent partout sur votre bureau et qui envahissent jusqu’à votre écran. Je suis sûre que vous êtes en train de les regarder ! Je vous propose un grand ménage de printemps.
Conservez simplement un cahier que vous pouvez emmener en réunion si vous ne disposez pas d’un ordinateur portable.
Tous vos papier devraient bien trouver une place dans votre ordinateur :
- les contacts à rappeler : dans votre CRM et votre agenda
- les tâches à faire griffonnées rapidement sur le coin d’une feuille : dans votre to-do
- les factures, devis… : scannées et rangées dans un dossier puis dans une boîte à archives
C’est la politique du clean desk et elle a séduit de nombreuses entreprises ces dernières années. En effet, comme la chambre d’un enfant, un bureau rangé permet d’augmenter sa productivité et d’éviter le stress. Quoi de plus agaçant que d’arriver de bon matin et de retrouver son bureau avec une montagne de papiers qui l’orne ?
Comme tout, c’est une habitude à prendre et n’oubliez pas : la forêt vous remerciera.
2 – Rangez vos fichiers
Qui n’a jamais cherché pendant des heures un fichier enregistré, mais enregistré où ?
Qui n’a jamais eu besoin d’un fichier en rendez-vous mais resté sur un autre ordinateur ?
Qui n’a jamais effacé son fichier, faute de sauvegarde, alors qu’il était en train de travailler dessus ?
Qui n’a jamais perdu du temps à zipper et dézipper des dossiers pour qu’ils passent par mail ?
Qui n’a jamais eu une montagne d’icônes de fichiers sur son bureau ?
Je suis persuadée que je vous ai déjà convaincu. Les services de messagerie comme Outlook ou Gmail proposent des services de stockage dans le Cloud. Vous pouvez alors les partager à vos collaborateurs en un clic, les récupérer depuis n’importe quel device !
Pour ma part je créé des dossiers collaboratifs par projets que je partage avec mes collègues travaillant sur le même projet que moi. Ainsi, nous avons toutes les ressources au même endroit. Pratique, non ?
3 – Rangez votre to-do
La to-do ; la fameuse, celle que l’on aime détester mais dont on ne pourrait se passer. Il existe un nombre infini d’outils en ligne (j’y reviendrai dans un prochain article) pour créer ses to-do et qui permettent de palier au syndrome du post-it.
J’attribue des libellés à chaque tâche en fonction du type de projet, de son urgence et de son statut (to-do, running, en attente de validation, bloqué…).
Cela permet d’avoir une vision globale de mes tâches et surtout la satisfaction d’en faire disparaître chaque jour.
4 – Rangez votre navigateur
C’est vieux (presque) comme Internet mais on a tendance à l’oublier : les favoris. Je passe beaucoup de temps à faire de la veille, à trouver des outils ou des articles intéressants mais qui ne cadrent pas avec mes actions du moment. Plutôt que de les stocker dans un Word ou de simplement les oublier je les ajoute en favori.
Pour ne pas que ma barre de bookmarks soit complètement saturée et illisible, mes outils du quotidien sont accessibles directement dans la barre puis j’organise toutes mes ressources dans des dossiers que j’ai thématisés.
Lorsque j’ai besoin de ressources pour une action spécifique, je les retrouve rapidement.
5 – Rangez vos mails
Les mails, cette plaie. Nous en recevons un nombre considérable par jour et notre boite de réception est complètement remplie. Pour s’y retrouver et pouvoir retrouver facilement des informations j’ai mis en place des dossiers sur ma messagerie.
Un libellé par projet, un libellé vie de bureau pour tous les mails sortant du cadre. Ainsi plus besoin de ressolliciter un collègue pour une information déjà envoyée (on l’a tous déjà fait…), je n’ai qu’à me rendre dans le bon dossier de ma boite mail et je retrouve l’information rapidement.
Pour les mails automatiques comme les newsletters que vous recevez vous pouvez appliquer une règle et les envoyer directement dans le bon dossier pour éviter de polluer votre messagerie.
L’objectif ? Une boîte de réception VIDE !!
De plus en plus d’entreprise utilise un RSE, un outil bien pratique qui évite une surconsommation de e-mails. Pour les demandes urgentes et peu chronophage, c’est un moyen de communication à privilégier.
6 – Gérez vos notifications
Actualités, réseaux sociaux, mise à jour Windows… nous recevons des notifications à longueur de temps et on ne peut pas s’empêcher d’y jeter un petit coup d’œil.
Sauf que cela nous perturbe dans notre travail en cours et il nous faut du temps pour nous re-focus sur ce que l’on faisait.
Cette récurrence nous fait perdre en productivité et c’est pour cela que j’ai choisi de couper complètement les notifications de mon téléphone et de mon ordinateur.
Je les consulte le midi et le soir et je m’aperçois que je n’ai pas loupé grand-chose, le monde ne s’est pas arrêté de tourner et je gagne en concentration.
7 – La règle des 3 minutes
Cette fameuse règle : si une tâche me prend mois de 3 minutes, je l’effectue sur le champs. Cela me permet de ne plus y penser et ainsi pouvoir me concentrer sur des projets plus prenant et chronophage.
Et vous, quelles sont vos recettes pour gagner en productivité au bureau ?
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